Excel 条件格式功能区展示及其用途实例介绍

在分析数据时，我们经常想要了解一些问题，如： 在上一个月，哪些员工的业绩相对比较突出？哪些产品的销量出现异常波动？哪个团队的成绩最好或最差？ 我们常常想到使用排序、计算分析或图表进行展示，却往往忽略了更快捷的一个功能——“条件格式”。

一、“条件格式”的用途

运用“条件格式”功能可以基于条件而更改单元格区域的外观，用以直观地注释数据以供分析和演示。也就是说如果条件为 True，则基于该条件设置单元格区域的格式；如果条件为 False，则不基于该条件设置单元格区域的格式。

所以“条件格式“可以，易于达到以下效果：1、突出显示所关注的单元格或单元格区域；2、强调异常值；3、使用数据条、颜色刻度和图标集来直观地显示数据。

以下展示两组数据，让大家初识“条件格式”功能的用途。

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二、认识“条件格式”功能区

在Excel2007的“开始”选项卡下，点击“样式”组中“条件格式”的下拉箭头，会显示出三块功能区域。前两块为快捷设置功能区，右拉箭头中设置若干条件格式。第三块是自定义设置功能区。

 点击“管理规则”弹出“条件格式管理对话框”，可以选择当前所选单元格、当前工作表或者其他工作表，查看其中存在的“条件格式”。

点击“新建规则”对当前所选单元格区域新增条件格式。点击“编辑规则”或“删除规则”可以对所选的已有的条件格式进行编辑更改或删除。

“新建规则”或“编辑规则”会弹出相应的对话框，内容一致，都由“选择规则类型”和“编辑规则说明”两部分组成。

三、快捷设置与自定义设置的对应关系

 快捷设置功能区中展示了数据分析中比较常用的一些条件格式，自定义设置功能区可以根据特定的需要设置相应的条件格式。

当然，快捷设置和自定义设置是相通，下面介绍之间的对应关系及相应页面展示。

1、快捷设置中的第二功能区域即“数据条”、“色阶”、“图标集”，对应自定义设置“基于各自值设置所有单元格的格式”中“格式式样”的相应条件，其中“色阶”功能在自定义中细分为“双色刻度”和“三色刻度”。

在快捷设置中，将鼠标悬停在颜色刻度图标上，就可以查看颜色刻度的属性。

2、快捷设置的“突出显示单元格规则”中“大于”、“小于”、“介于”、“等于”，对应自定义设置“只为包含以下内容的单元格设置格式”中“单元格值”相应的条件。

3、快捷设置的“突出显示单元格规则”中“文本包含”，对应自定义设置“只为包含以下内容的单元格设置格式”中“特定文本”相应的条件。

4、快捷设置的“突出显示单元格规则”中“发生日期”，对应自定义设置“只为包含以下内容的单元格设置格式”中“发生日期”条件。

5、快捷设置的“突出显示单元格规则”中“重复值”，对应自定义设置“仅对唯一值或重复值设置格式”中“重复”条件。

6、快捷设置的“项目选取规则”中“值最大（小）的10（10%）项”，对应自定义设置“仅对排名靠前或靠后的数值设置格式”中的相应条件。

7、快捷设置的“项目选取规则”中“高（低）于平均值”，对应自定义设置“仅对高于或低于平均值的数值设置格式”中的相应条件。